密着！入社3年目のスタッフがイベント設営の裏側をご紹介
「イベント設営」と聞くと、機材を運んで組み立てる仕事を想像する人が多いかもしれません。でも、実際の現場ではそれだけではなく、細かい調整や進行管理、書類作成、お客様対応など、多岐にわたる仕事があります。
私は未経験で入社し、3年経った今では会場設営やスタッフ管理など、イベントのディレクション全般を担当することが増えてきました。今回は、私の日頃の業務を通して、イベント設営の裏側をご紹介したいと思います!
イベントの機材設営は、事前の計画がとっても重要！
皆さんが一番イメージしやすいイベントの機材設営の際には、まず機材の搬入ルートを確認し、効率的に作業できるよう計画を立てます。湘南という土地柄 海岸での設置もあり、いかに機材を効率よく搬入できるようにするかも視野に入れながら搬入手順や組み立て方法を考えます。
機材の持ち運び回数を減らしたり、撤収作業をできるだけ楽にするなどアイディアが必要不可欠です!
台風や、春一番が吹く時期は、天気予報のチェックが欠かせません。
テントは風の影響を受けやすいので、ウェイトの数を増やしたりお客様にテントの脚を折るご相談をしするなど安全対策を徹底します。また砂浜の場合は通常の杭ではすぐ抜けてしまうので1mほどの長い杭で固定するなどの工夫もしています。
設営完了時はイベントの大成功を願って、とにかく確認！
搬入が完了したらいよいよステージの組み立てが始まります。
写真の現場は、節分の豆まきイベントを控えたお寺の境内です。
フェスや、音楽イベントのステージなども設営しています！
ステージでは安全性と使い勝手を考慮しながら作業を進めることが大切です。ステージ上に載って豆まきを行うのでお客様より「ステージの高さを高くしてほしい」との要望がありました。また写真で見ていただけると分かりますが、奥側階段から手前までの広さをご希望でした。今回気を付けたこととして①階段側から手前までの水平の取り方 ②高さが150ｃｍ以上と高くなるのでぐらつき対策 ③手すりの取り付け方 の3点です。ジャッキや部材で高さを変えレベルを使い水平を取っていき、ぐらつき対策として通常より筋交いを多くいれました。手すりには単管を紅白テープを巻き施工してました。
設営開始前から現場の地面の状態や広さなど現場の状態を見てしっかり計画するように心がけています。
設営前のお客様との調整や各種手配が大事
イベントの設営は、現場作業だけではなく、スムーズに設営するための下準備が重要になってきます。
先輩や上司から仕事の手配の仕方を教わったり、見積書などさまざまな書類の作成などもやらせてもらっています。
設置当日までに提出をしなければいけないことも多く、各種書類や、手配する機材の確認など、お客様の要望やイベントの場所により柔軟に対応することが求められるため、デスクワークも大切な裏方の仕事です。
もちろん一人で抱え込むわけではなく、わからないことは教えてもらいながら進めています。
イベントによっては急な変更も出てくるので、私たちが一番大切にしていることは『お客様とのコミュニケーション』です。
お客様のイベント・行事を大成功させたい！という想いで、希望を汲み取り、最適なご提案ができた時は、私を含めスタッフみんながやり甲斐を感じる瞬間だと思います。
いつでも計画通りスムーズにいくわけじゃない！
綿密に打ち合わせも行い、計画通りに進んでいても、現場では予期せぬことも起こります、、、。
例えば、前日に急に天気予報が変わり、ステージに雨除けがあった方がよいかもしれないと予想し、急遽ステージに片流れ屋根のステージテントをご提案しすぐに対応！なんてこともあります。
機材を濡らしてしまうわけにはいかないので、とても喜んでいただけました。
先日は茅ヶ崎の著名な方の除幕式の現場で、銅像にかぶせた除幕が、養生テープで固定していても風で幕がめくれ上がってしまうなんてこともありました。そこでお客様に背面で押さえていただき、こちらのキュー出しとともに布を外していただくことで無事除幕することができました。
事前に予想できることや予想できなかったことも、お客様と話し合い、臨機応変な対応で乗り越えています！
イベント設営という仕事のやりがいとは？
私がこの仕事について3年、今では少しずつですが仕事の流れが見えるようになってきました。
その中でやりがいを感じる場面はたくさんあり、自分たちが作り上げたステージやテントで、多くの人が楽しみ、イベントがうまくいって喜んでもらえることです。
設営完了後にイベントが始まり、ステージ上での演出が成功したり、来場者が楽しそうに過ごしているのを見ると、やっててよかったという達成感に満たされます。
チームワークを活かして一つのイベントを作り上げることができるのもこの仕事ならではの魅力だと思っています。
イベント自体が初めてのお客様や、毎年同じ時期にご依頼をくださるお客様でも、まったく同じイベントはありません。
イベントが成功し、お客様にまたお願いしたいと言われたときは、言葉では言い表せない感情になります。
入社3年目の待遇イメージ
- 給与面：年収約450万円
- 年間休日：110日（土曜日又は日曜日どちらかは休めるようにシフトを組んでいます）
- 有給習得率：80％（昨年実績）
仕事のチームワークに直結してくる
雑談やコミュニケーションを大切にしている会社
私が働いている会社、レントオール藤沢では、現場のスタッフ同士のコミュニケーションをとにかく大切にしています。
仕事以外での雑談もとっても大切で、雑談の中から気づいたことやアイデアが、実際の業務に繋がっていくこともあります。
そんな日頃のコミュニケーションを大事にしていることが、現場でのチームワークの良さに直結しているんだと感じています。コミュニケーションが苦手な方や、突発的な対応を求められることが嫌いな方は、ちょっと厳しいかもしれません。
最初は私も、業界のこともわからない状態で入社しましたが、先輩や上司に支えられて、スポーツ大会、夏フェス、企業のPRイベントなど様々なイベント会場の設営を経験してきました。みなとみらいでのクリスマスツリー点灯式や映画のセットとして弊社のテントが使用されるなどエンタメの裏側を見ることができテンションがあがります！
いずれは「自分の推しのイベント」を担当することが目標です！
イベントに携わる仕事なので経験が大切だということも覚えてきました。
「裏方としてイベントの成功を支えたい」「イベントの現場設営を極めたい」という前向きな姿勢を持っていれば、しっかりと評価してくれる会社だと思います。
ぜひイベントの裏側を一緒に見てみませんか？
